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| Título: | POLÍTICA GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES | Versión: 1 | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Autor: | Ivonne Paucar | Revisó: | Aracely Maila | Aprobó: | Luis Eduardo Carrión Utreras |
| Fecha: | 15/05/2023 | Fecha: | 15/05/2023 | Fecha: | 15/05/2023 |
1. Introducción
BINARIA SISTEMAS S.A. es una compañía cuyo objeto social comprende la prestación de servicios de administración y gestión in situ de sistemas informáticos y/o infraestructuras de procesamiento de datos de sus clientes, así como servicios conexos de soporte, planificación, diseño e implementación de sistemas informáticos que integran hardware, software y tecnologías de la información y comunicación. En virtud de dichas actividades, BINARIA SISTEMAS S.A. actuará en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, incluidos, entre otros, nombres, direcciones, número de cédula, fecha de nacimiento, datos de contacto (teléfono domiciliario, teléfono móvil, correo electrónico) y datos personales de categorías especiales, que sean proporcionados de manera legítima y lícita por los titulares o sus representantes.
El tratamiento de los datos personales se efectuará en estricto respeto a las garantías de los titulares, asegurando el acceso a información clara y específica sobre cualquier decisión que se adopte en relación con dichos datos. En ningún caso se adoptarán decisiones que produzcan efectos jurídicos o significativos para los titulares basadas exclusivamente en procesos automatizados.
El tratamiento de datos personales que realizará BINARIA SISTEMAS S.A., en adelante EL RESPONSABLE, comprenderá, según corresponda, las actividades de recolección, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, almacenamiento, conservación, custodia, elaboración, adaptación, modificación, consulta, utilización, posesión, aprovechamiento, comunicación, distribución o cualquier otra forma de habilitación de acceso, interconexión, cotejo, limitación, supresión, eliminación o destrucción de datos personales, así como cualquier otro uso necesario dentro del marco de las finalidades determinadas.
La presente Política resulta aplicable a todos los datos personales que sean recolectados, tratados o transferidos por EL RESPONSABLE, independientemente del medio de obtención, ya sea físico o digital.
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 47, numeral 4, de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), relativo a la obligación de implementar políticas de protección de datos personales, EL RESPONSABLE emite la presente Política, la cual será de aplicación a todas las bases de datos y/o archivos, físicos o digitales, que contengan datos personales objeto de tratamiento. Esta Política regula el modo de obtención, tratamiento, finalidades y eventuales transferencias de los datos personales de clientes, trabajadores, proveedores, visitantes y cualquier otra persona natural con la cual EL RESPONSABLE mantenga una relación que justifique un tratamiento legítimo de datos personales.
Establecer las directrices y procedimientos internos necesarios para garantizar un tratamiento legítimo, informado, seguro y proporcional de los datos personales en poder de BINARIA SISTEMAS S.A., conforme a los principios y obligaciones establecidos por la LOPDP y su normativa complementaria.
3.2.1. Promover la cultura organizacional de protección de datos personales al interior de BINARIA SISTEMAS S.A., asegurando que todos los actores involucrados en el tratamiento de datos comprendan sus obligaciones y actúen conforme a la normativa vigente.
3.2.2. Garantizar el respeto y la protección de los derechos de los titulares de datos personales, incluyendo el acceso, rectificación, eliminación, oposición y demás derechos previstos en la LOPDP.
3.3.3. Establecer mecanismos de control, supervisión y mejora continua en los procesos de tratamiento de datos personales, minimizando los riesgos asociados a posibles vulneraciones o incumplimientos normativos.
BINARIA SISTEMAS S.A., en calidad de Responsable del tratamiento de datos personales, asume el compromiso de garantizar el cumplimiento de los principios, deberes y obligaciones establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y demás normativa aplicable.
En este sentido, EL RESPONSABLE deberá:
- Asegurar que los datos personales se recolecten y traten de manera lícita, leal, transparente y proporcional.
- Garantizar que los datos personales sean utilizados únicamente para los fines específicos, explícitos y legítimos para los cuales fueron recabados.
- Implementar medidas técnicas, organizativas y legales adecuadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación indebida.
- Verificar que cualquier Encargado del tratamiento (proveedor o tercero) que trate datos por cuenta del RESPONSABLE cumpla con los estándares legales y contractuales de protección de datos personales, y firme los respectivos acuerdos de encargo del tratamiento.
- Garantizar que los titulares de los datos personales puedan ejercer sus derechos de acceso, rectificación, eliminación, oposición, portabilidad, y suspensión de forma efectiva y oportuna.
- Conservar la documentación que acredite el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos, bajo el principio de responsabilidad proactiva.
Asimismo, todo el personal de BINARIA SISTEMAS S.A., así como los contratistas, proveedores y terceros que, en el marco de sus funciones, tengan acceso o intervengan en el tratamiento de datos personales, están obligados a cumplir con esta Política y a manejar la información con estricta confidencialidad, ética y respeto a la ley.
La presente Política de Protección de Datos Personales se sustenta en el marco normativo vigente en la República del Ecuador, principalmente en:
- La Constitución de la República del Ecuador, que reconoce el derecho a la protección de datos personales como un derecho fundamental (art. 66, numeral 19).
- La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), publicada en el Registro Oficial Suplemento No. 459 de 26 de mayo de 2021.
- Su normativa reglamentaria y técnica, así como otras disposiciones conexas aplicables al tratamiento de datos personales en el sector público y privado.
- Las directrices y criterios emitidos por la Autoridad de Protección de Datos Personales del Ecuador.
- En su caso, normativa internacional de referencia en materia de protección de datos personales que sea compatible con la legislación ecuatoriana.
EL RESPONSABLE declara su compromiso con el cumplimiento íntegro de esta normativa, adoptando los principios, deberes y derechos previstos por la ley en todas sus operaciones de tratamiento de datos personales.
Esta política se aplica a todas las actividades de tratamiento de datos personales realizadas por BINARIA SISTEMAS S.A., tanto en calidad de Responsable como de Encargado del tratamiento, según corresponda.
Incluye, pero no se limita a, las siguientes áreas y actores:
- Áreas internas de BINARIA SISTEMAS S.A.: recursos humanos, comercial, atención al cliente, marketing, finanzas, legal, tecnología, entre otras.
- Datos tratados: información personal de empleados, candidatos, exempleados, clientes, potenciales clientes, proveedores, contratistas, aliados comerciales, y cualquier otro titular cuyos datos sean recolectados y tratados en el desarrollo de las actividades comerciales y operativas de BINARIA SISTEMAS S.A..
- Personas sujetas a esta política: todos los colaboradores de BINARIA SISTEMAS S.A., así como proveedores, contratistas, consultores y terceros que, de forma directa o indirecta, participen en procesos que involucren el tratamiento de datos personales bajo la responsabilidad o encargo de BINARIA SISTEMAS S.A..
- La aplicación de esta política se extiende a todos los entornos físicos y digitales en los que se realice tratamiento de datos personales, incluyendo plataformas tecnológicas, sistemas informáticos, servicios en la nube, archivos físicos y cualquier otro medio utilizado por BINARIA SISTEMAS S.A..
A continuación, se presentan las definiciones de los principales términos utilizados en la presente Política de Protección de Datos Personales, conforme a lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y normativa relacionada:
a.Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. b.Datos personales: cualquier información que haga a una persona natural identificada o identificable. Esto
puede incluir información como nombre, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico, número de tarjeta de crédito, entre otros. Se debe entender como dato personal también a los datos biométricos -que pueden ser captados por video, huellas, etc.-, genéticos, crediticios, de salud, entre otros.
c. Datos sensibles: son aquellos datos personales que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como la orientación sexual, afiliación política, religión, entre otros. d.Base de datos: se entiende como el conjunto organizado de datos cualquiera sea su forma, soporte,
procesamiento, almacenamiento o forma de creación. e.Consentimiento: la manifestación de voluntad inequívoca, libre, informada y especifica del titular de los
datos, por medio del cual se autoriza al responsable el tratamiento de sus datos personales.
f. Recolección: el proceso mediante el cual se obtienen los datos personales de una persona. g.Transferencia o comunicación: el proceso mediante el cual se comparten los datos personales con una
tercera parte, distintos del titular, responsable o encargado. h.Tratamiento de datos: toda operación o conjunto de operaciones realizadas sobre los datos personales,
como la recolección, almacenamiento, uso, divulgación, transferencia y eliminación.
i. Derecho ARCO: conjunto de derechos que tiene el titular, tales como Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición al tratamiento de sus datos personales.
j. Portabilidad de datos: es el derecho que tiene el titular a recibir sus datos personales en un formato estructurado, de uso y lectura común.
k. Responsable del tratamiento: la persona natural o jurídica que decida sobre los fines y medios del tratamiento de datos personales.
l. Encargado del tratamiento: la persona natural o jurídica, que realice el tratamiento de datos personales en nombre del responsable del tratamiento. m.Delegado de Protección de Datos Personales: es la persona encargada de informar al responsable y
encargados del tratamiento de sus obligaciones; develar por el cumplimiento de la normativa relacionada con la protección de datos personales, y; de cooperar con la Autoridad de Protección de Datos Personales. n.Anonimización: es el proceso mediante el cual se hace imposible identificar al titular de los datos
personales, mediante la eliminación o alteración de información personal que permita su identificación. o.Pseudonimización: es el proceso mediante el cual se sustituye la información personal del titular por un
identificador o alias, con el objetivo de proteger la privacidad del titular. p.Seguridad de los datos personales: las medidas adoptadas para proteger los datos personales contra
pérdida, robo, uso indebido, acceso no autorizado, modificación o destrucción. q.Incidente que afecte la seguridad de los datos personales o filtración de datos personales: un
incidente de seguridad contra los datos personales es cualquier evento o situación que comprometa la integridad, disponibilidad, confidencialidad o los derechos del titular de los datos personales.
r. Canales: medio de comunicación, sea este electrónico o presencial, propios o de redes asociadas.
BINARIA SISTEMAS S.A., en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, se compromete a cumplir con los principios rectores establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), los cuales garantizan un tratamiento lícito, transparente y respetuoso de los derechos de los titulares.
Los principios que guían el tratamiento de datos personales dentro de EL RESPONSABLE son los siguientes:
a.Juridicidad: los datos personales serán tratados con estricto apego y cumplimiento a los principios,
derechos y obligaciones establecidas en la Constitución, los instrumentos internacionales, la LOPDP, su Reglamento cuando se emita, la presente Política y la demás normativa y jurisprudencia aplicable. b.Lealtad: el tratamiento de datos personales se realizará de modo leal y nunca podrán ser tratados a
través de medios o para fines, ilícitos o desleales.
c. Transparencia: el tratamiento de los datos personales será de modo transparente por lo que toda información o comunicación relativa a este tratamiento será accesible y fácil de entender y utilizará un lenguaje sencillo y claro. d.Finalidad: las finalidades del tratamiento serán determinadas, explícitas, legítimas y comunicadas al titular. e.Pertinencia y minimización de datos personales: los datos personales deberán ser pertinentes y estar
limitados a lo estrictamente necesario para el cumplimiento de la finalidad del tratamiento.
f. Proporcionalidad del tratamiento: el tratamiento debe ser adecuado, necesario, oportuno, relevante y no excesivo con relación a las finalidades. g.Confidencialidad: el tratamiento de datos personales se realizará de modo confidencial. h.Calidad y exactitud: los datos personales que son objeto de tratamiento por parte del RESPONSABLE
serán exactos, íntegros, precisos, completos, comprobables, claros; y, de ser el caso, debidamente actualizados; de tal forma que no se altere su veracidad en la medida que las medidas técnicas y organizativas lo permitan.
i. Conservación: los datos personales serán conservados durante un tiempo no mayor al necesario para cumplir con la finalidad de su tratamiento o por mandato legal.
j. Seguridad de datos personales: EL RESPONSABLE realizará todas las actividades necesarias para implementar las medidas de seguridad adecuadas, sean estas organizativas, técnicas o de cualquier otra índole, para proteger los datos personales, frente a cualquier riesgo, amenaza, vulnerabilidad, atendiendo a la naturaleza de los datos de carácter personal, al ámbito y el contexto.
k. Responsabilidad proactiva y demostrada: EL RESPONSABLE implementará mecanismos para la protección de datos personales cumpliendo los principios, derechos y obligaciones establecidos en la LOPDP, para lo cual estará a las mejores prácticas de la materia y buscando la eficiencia en sus medidas adoptadas.
EL RESPONSABLE establece los siguientes lineamientos para la obtención de datos personales, con el objetivo de garantizar que dicha actividad se realice conforme a los principios de legalidad, lealtad, transparencia y finalidad legítima, conforme a lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y demás normativa aplicable.
Los datos personales serán recolectados únicamente cuando exista una base legitimadora para su tratamiento, tales como:
a) el consentimiento del titular,
b) el cumplimiento de una obligación legal,
c) la ejecución de un contrato,
d) el interés legítimo debidamente justificado del responsable,
e) la protección de intereses vitales del titular u otra persona,
f) el cumplimiento de una misión realizada en interés público.
En todo caso, la recolección de datos personales se realizará con estricto apego a los principios y derechos establecidos por la LOPDP.
Antes de la recolección de los datos personales, EL RESPONSABLE deberá informar al titular, de manera clara y comprensible, al menos sobre los siguientes aspectos:
a) Identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b) Finalidades específicas del tratamiento.
c) Base legal que legitima el tratamiento.
d) Destinatarios o categorías de destinatarios de los datos, si aplica.
e) Transferencias internacionales previstas, en caso de ser necesarias.
f) Plazo de conservación de los datos personales.
g) Derechos del titular y el procedimiento para ejercerlos.
h) Datos de contacto del delegado de protección de datos, si lo hubiere.
Esta información deberá ser comunicada mediante cláusulas informativas, avisos de privacidad u otros mecanismos accesibles y adecuados al contexto del tratamiento.
- Responder consultas
- Brindar información sobre servicios y soluciones
- Dar seguimiento a solicitudes del titular
- Evaluar requerimientos del cliente
- Ejecutar contratos o acuerdos
- Cumplir obligaciones derivadas de la relación comercial
- Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias
- Gestión interna de clientes y proveedores
- Prevención de accesos no autorizados
- Protección de la infraestructura digital
- Análisis, estadísticas y perfilación de datos personales
- Evaluación de satisfacción y mejora de servicios
- Comunicación institucional
- Gestión de pagos y facturación
- Investigación y desarrollo de mercado
EL RESPONSABLE, en el desarrollo de sus actividades y procesos, recopila datos personales de prospectos de trabajadores, proveedores, clientes y visitantes. La recolección de los datos personales se efectúa a través de diversos medios, tanto físicos como digitales, procurando en todo momento la obtención del consentimiento libre, informado y previo del titular, con finalidades claramente determinadas, específicas y comunicadas de forma transparente, garantizando un tratamiento lícito, leal y conforme a lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP).
El tratamiento de los datos personales también podrá realizarse cuando exista una obligación legal o contractual que lo habilite. Los datos personales objeto de recolección y tratamiento podrán incluir, de manera enunciativa mas no limitativa, nombres y apellidos, tipo y número de identificación, fecha de nacimiento, sexo, género, etnia, números telefónicos, direcciones domiciliarias, correos electrónicos, información médica, datos crediticios, fotografías, nivel de formación académica, entre otros, siempre dentro del contexto de las relaciones derivadas de la prestación de servicios de asistencia social a menores de edad y actividades conexas.
Cada proceso de obtención y tratamiento de datos personales se lleva a cabo en estricto cumplimiento de la LOPDP, garantizando en todo momento el ejercicio y protección de los derechos de los titulares de los datos.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se llevará a cabo únicamente cuando resulte necesario, pertinente y esté directamente vinculado con la protección de su interés superior, asegurando en todo momento el respeto de sus derechos fundamentales.
EL RESPONSABLE no recopila, utiliza, comunica ni conserva información de menores de edad sin contar previamente con el consentimiento expreso, libre, específico e informado de sus padres, madres o representantes legales.
Asimismo, EL RESPONSABLE velará porque las instituciones, entidades o terceros de los cuales se obtengan datos personales de menores de edad cuenten con el correspondiente consentimiento inequívoco otorgado por los representantes legales de dichos menores, conforme a la normativa vigente.
El acceso y tratamiento de datos relativos a la salud se realizará de manera estrictamente confidencial y únicamente en la medida necesaria para garantizar el interés superior del titular, atender necesidades especiales,
adoptar las medidas de prevención correspondientes frente a posibles riesgos para la salud de empleados, así como para dar cumplimiento a las obligaciones legales en materia laboral y sanitaria.
Cuando sea aplicable, estos datos serán objeto de procesos de anonimización o pseudonimización, con la finalidad de reducir los riesgos de identificación de los titulares y reforzar las medidas de protección de su información personal.
Se podrán obtener ciertos datos personales de los titulares a través de fuentes externas, como bancos, casas de valores, la UAFE, la Superintendencia de Compañías, la Autoridad de Protección de Datos Personales, organismos internacionales, empresas dedicadas a la elaboración de perfiles financieros y plataformas públicas o privadas para la validación de información.
EL RESPONSABLE recopilará información específica sobre los titulares proveniente de determinadas entidades o empresas. Cabe destacar que, si los datos obtenidos no son de carácter público, serán tratados de manera confidencial. Además, el RESPONSABLE podrá recibir de terceros listados que incluyan perfiles financieros de algunas personas, con el fin de realizar análisis sobre el titular:
a. Información judicial
b. Antecedentes Penales
c. Impedimento de trabajar en el sector publico
d. Afiliación de seguro de salud
e. Consulta cumplimiento del pago Impuesto a la Renta (en caso de que aplique)
f. Consulta estado tributario
g. Consulta de deudas firmes
h. Consulta de RUC (en caso de que aplique)
i. Consulta de declaración patrimonial en la Contraloría (en caso de que aplique)
j. Consulta de delitos en la Fiscalía
EL RESPONSABLE deberá mantener registros adecuados de los tratamientos realizados, así como evidencias del consentimiento otorgado por los titulares, conforme al principio de responsabilidad proactiva y a las obligaciones de documentación establecidas por la LOPDP.
Antes de entregar cualquier información personal, los Titulares deberán otorgar a EL RESPONSABLE una autorización expresa, previa, libre, informada e inequívoca para el tratamiento de sus datos personales, de acuerdo con las finalidades establecidas. Binaria no podrá utilizar datos personales para ningún fin distinto a los autorizados por su Titular.
La autorización para el tratamiento de datos personales constituye el consentimiento explícito que otorga una persona natural o jurídica para que BINARIA SISTEMAS S.A., en calidad de Responsable del Tratamiento, pueda recolectar, almacenar, utilizar, procesar, comunicar o transferir sus datos personales, conforme a lo previsto en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP).
Los formularios físicos o electrónicos utilizados por EL RESPONSABLE para obtener dicha autorización deberán incluir de forma clara:
- La identificación del Responsable del Tratamiento.
- Las finalidades específicas del tratamiento de los datos.
- Los derechos del titular, así como los canales y medios para ejercerlos.
- Las condiciones de transferencia nacional o internacional de los datos, si aplican.
- La indicación de si se recaban datos sensibles y el consentimiento expreso para su tratamiento, cuando sea requerido.
La autorización del titular no será exigida en los siguientes casos, conforme a la LOPDP y demás normativa vigente:
- Cuando exista una orden legal o mandato de una autoridad competente, debidamente motivado.
- Cuando los datos personales provengan de fuentes de acceso público, legítimamente disponibles y sin restricciones de acceso.
EL RESPONSABLE se compromete a verificar en cada caso que la excepción sea aplicable y que el tratamiento de los datos se realice respetando los principios de legalidad, proporcionalidad y confidencialidad.
Los datos obtenidos por el responsable serán almacenados por medio de:
- Archivos físicos protegidos, con acceso restringido
- Servidores Cloud, debidamente protegidos
- Sistemas informáticos seguros de la empresa
El tratamiento que se le da a los datos personales en el marco de esta política incluye pero no se limita a: la recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales. Las actividades de tratamiento se harán de conformidad a los fines específicos para los cuales fueron obtenidos dichos datos personales y nunca podrán ser utilizados para otros de manera unilateral.
EL RESPONSABLE se compromete a implementar y mantener medidas técnicas, organizativas, administrativas y legales adecuadas para garantizar la seguridad de los datos personales que trata, con el fin de protegerlos contra el acceso no autorizado, pérdida, alteración, destrucción, uso indebido o cualquier otra forma de tratamiento no permitido. Estas medidas serán proporcionales al tipo de datos tratados, al nivel de sensibilidad y al riesgo asociado a su tratamiento, y se actualizarán de manera continua para responder a nuevas amenazas y vulnerabilidades. Asimismo, EL RESPONSABLE promoverá una cultura de seguridad y confidencialidad entre su personal y terceros involucrados, mediante políticas internas, capacitación constante y controles específicos que aseguren el cumplimiento efectivo de la normativa vigente.
EL RESPONSABLE podrá transferir o comunicar datos personales a terceros, nacionales o internacionales, únicamente cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades legítimas informadas al titular y exista una base legal que lo respalde. Toda transferencia será realizada en estricto cumplimiento de los principios establecidos en la LOPDP, garantizando que el tercero receptor cuente con niveles adecuados de protección de datos personales y asuma contractualmente las obligaciones de confidencialidad, seguridad y uso limitado de la
información transferida. En el caso de transferencias internacionales, se verificará que el país de destino ofrezca un nivel de protección equivalente al establecido por la normativa ecuatoriana o que se suscriban garantías apropiadas, tales como cláusulas contractuales específicas o mecanismos reconocidos por la Autoridad de Protección de Datos.
En caso de que el titular de los datos personales necesite realizar alguna comunicación o ejercer sus derechos sobre el tratamiento de sus datos personales, podrá hacerlo a través del siguiente contacto:
| Dependencia o Área Encargada de los Asuntos de Protección de Datos | BINARIA SISTEMAS S.A. |
|---|---|
| Dirección Fisica | Av. 12 de Octubre N24-437 y Luis Cordero |
| Dirección de Correo Electrónico | contratos@binaria.com.ec |
| Teléfono | (02) 3957350 |
| Nombre y Cargo de la Persona de Contacto | Aracely Maila / Administradora de Contratos |
EL RESPONSABLE delegará el tratamiento de datos personales tanto a su personal interno como a proveedores externos, exclusivamente para los fines autorizados por el consentimiento otorgado y conforme a las disposiciones legales y normativas aplicables.
Todos los encargados deberán firmar acuerdos de confidencialidad y asumir responsabilidad individual por las actividades de tratamiento, garantizando un nivel adecuado de protección según la naturaleza, volumen, riesgos, amenazas y vulnerabilidades de los datos. En caso de detectarse incumplimientos, EL RESPONSABLE podrá informar a las autoridades competentes (civiles, administrativas o penales) para la investigación correspondiente. Si el incumplimiento proviene de un trabajador del RESPONSABLE, se aplicarán las sanciones internas, civiles y laborales pertinentes.
Una vez concluido el tratamiento para el cual se otorgó consentimiento, los encargados estarán obligados a eliminar, sin excepción, todos los datos en su poder ya sean físicos o digitales.
EL RESPONSABLE adoptará procedimientos internos para la detección, evaluación, gestión y notificación de incidentes de seguridad que afecten o puedan afectar la integridad, confidencialidad o disponibilidad de los datos personales tratados. En caso de que ocurra una violación de seguridad que implique riesgos relevantes para los derechos y libertades de los titulares, EL RESPONSABLE notificará a la Autoridad de Protección de Datos Personales dentro del plazo legal establecido y, cuando corresponda, también informará directamente a los titulares afectados, indicando la naturaleza del incidente, los datos comprometidos, las posibles consecuencias y las medidas adoptadas para mitigar el impacto. Esta notificación se realizará de forma clara, oportuna y suficiente, conforme a lo dispuesto en la normativa vigente y bajo el principio de transparencia.
EL RESPONSABLE mantendrá actualizado un registro de todas las actividades de tratamiento de datos personales bajo su responsabilidad o encargo, de acuerdo con el artículo 47 de la LOPDP. Dicho registro incluirá las finalidades, categorías de datos, bases legales, destinatarios, medidas de seguridad y plazos de conservación aplicables.
El titular de los datos personales podrá solicitar a EL RESPONSABLE, mediante el “Formulario para el ejercicio de derechos de titulares de datos personales”, a través del correo electrónico: contratos@binaria.com.ec, y, bajo circunstancias justificadas, de manera física, en cualquier momento y de manera gratuita, lo siguiente:
a. El acceso (conocimiento y obtención), de manera injustificada, de la información sobre sus datos personales propios que son objeto de tratamiento por parte de EL RESPONSABLE;
b. La rectificación y actualización de sus datos personales inexactos o incompletos, presentando los justificativos cuando sea pertinente;
c. La supresión de sus datos personales, cuando: 1. El tratamiento no cumple con los principios establecidos en la ley de la materia; 2. El tratamiento no es necesario o pertinente para el cumplimiento de la finalidad; 3. Los datos personales cumplieron con la finalidad para la cual fueron recogidos o tratados; 4. Venció el plazo de conservación de los datos personales; 5. El tratamiento afecte derechos fundamentales o libertades individuales; 6. Revoque el consentimiento prestado o señale no haberlo otorgado para uno o varios fines específicos, sin necesidad de que medie justificación alguna; o, 7. Exista obligación legal para hacerlo.
Además, podrá, por los mismos medios y mecanismos:
d. Oponerse o negarse al tratamiento de sus datos personales, cuando: 1. No se afecten derechos y libertades fundamentales de terceros, la ley se lo permita y no se trate de información pública, de interés público o cuyo tratamiento está ordenado por la ley; 2. El tratamiento de datos personales tenga por objeto la mercadotecnia directa; 3. No sea necesario su consentimiento para el tratamiento como consecuencia de la concurrencia de un interés legítimo, y se justifique en una situación concreta personal del titular, siempre que una ley no disponga lo contrario. EL RESPONSABLE dejará de tratar los datos personales en estos casos, salvo que acredite motivos legítimos e imperiosos para el tratamiento que prevalezcan sobre los intereses, los derechos y las libertades del titular, o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
e. Revocar su consentimiento o autorización para el tratamiento de sus datos personales o su comunicación a terceros.
EL RESPONSABLE notificará, a través de correo electrónico, la respuesta que corresponda al Titular de Datos Personales, en un plazo máximo de quince días, contados a partir del día siguiente de recibida la solicitud.
El titular de datos personales podrá solicitar a EL RESPONSABLE, mediante el “Formulario para el ejercicio de derechos de titulares de datos personales”, a través del correo electrónico: contratos@binaria.com.ec, y, hasta que la Autoridad de Protección de Datos Personales dicte la normativa para el ejercicio de este derecho, la entrega de sus datos personales en un formato compatible actualizado, estructurado, común, inter-operable y de lectura mecánica, preservando sus características; o a transmitirlos a otros responsables.
Para que proceda el derecho a la portabilidad de datos es necesario que se produzca al menos una de las siguientes condiciones:
a. Que el titular haya otorgado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o varios fines específicos. La transferencia o comunicación se hará entre responsables del tratamiento de datos personales cuando la operación sea técnicamente posible; en caso contrario los datos deberán ser transmitidos directamente al titular.
b. Que el tratamiento se efectúe por medios automatizados;
c. Que se trate de un volumen relevante de datos personales, según los parámetros definidos en el reglamento de la LOPDP; o,
d. Que el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de obligaciones y el ejercicio de derechos del responsable o encargado del tratamiento de datos personales, o del titular en el ámbito del derecho laboral y seguridad social.
No procederá este derecho cuando se trate de información inferida, derivada, creada, generada u obtenida a partir del análisis o tratamiento efectuado por EL RESPONSABLE con base en los datos personales proporcionados por el titular, como es el caso de los datos personales que hubieren sido sometidos a un proceso de personalización, recomendación, categorización o creación de perfiles.
El titular de datos personales podrá solicitar a EL RESPONSABLE, mediante el “Formulario para el ejercicio de derechos de titulares de datos personales”, a través del correo electrónico: contratos@binaria.com.ec, la suspensión del tratamiento de los datos, cuando se cumpla alguna de las condiciones siguientes: 1. Cuando el titular impugne la exactitud de los datos personales; 2. Cuando el tratamiento sea ilícito; 3. Cuando el responsable ya no necesite los datos personales para los fines del tratamiento; 4. Cuando el interesado se haya opuesto al tratamiento de datos relativos a la salud conforme los parámetros del artículo 31 de la LOPDP.
De existir negativa por parte del responsable o encargado del tratamiento de datos personales, y el titular recurra por dicha decisión ante la Autoridad de Protección de Datos Personales, esta suspensión se extenderá hasta la resolución del procedimiento administrativo.
Cuando el titular impugne la exactitud de los datos personales, mientras EL RESPONSABLE verifica la exactitud de los mismos, deberá colocarse en la base de datos, en donde conste la información impugnada, que ésta ha sido objeto de inconformidad por parte del titular.
EL RESPONSABLE podrá tratar los datos personales, que han sido objeto del ejercicio del presente derecho por parte del titular, únicamente, en los siguientes supuestos: para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones; con el objeto de proteger los derechos de otra persona natural o jurídica o por razones de interés pública importante.
El titular de datos personales podrá solicitar a EL RESPONSABLE, mediante el “Formulario para el ejercicio de derechos de titulares de datos personales”, a través del correo electrónico: contratos@binaria.com.ec: 1. Solicitar a EL RESPONSABLE una explicación motivada sobre una decisión tomada; 2. Presentar observaciones; 3. Solicitar los criterios de valoración sobre el programa automatizado; 4. Solicitar información sobre los tipos de datos utilizados y la fuente de la cual han sido obtenidos los mismos; 5. Impugnar la decisión.
No procederá este derecho cuando: a. La decisión es necesaria para la celebración o ejecución de un contrato entre el titular y el responsable o encargado del tratamiento de datos personales; b. Está autorizada por la normativa aplicable, orden judicial, resolución o mandato motivado de autoridad técnica competente; c. Se base en el consentimiento explícito del titular; y, d. La decisión no conlleve impactos graves o riesgos verificables para el titular.
No se podrá exigir la renuncia a este derecho en forma adelantada a través de contratos de adhesión masivos. A más tardar en el momento de la primera comunicación con el titular de los datos personales, para informar una decisión basada únicamente en valoraciones automatizadas, este derecho le será informado explícitamente por cualquier medio idóneo.
Los trabajadores, proveedores y visitantes, en calidad de titulares de datos personales, otorgarán su consentimiento libre, específico, informado e inequívoco para que EL RESPONSABLE realice el tratamiento de los datos proporcionados, conforme a la LOPDP, esta política y los contratos que se suscriban.
La autorización se otorgará de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca mediante una casilla de verificación desmarcada ubicada al final del formulario de registro. EL RESPONSABLE conservará evidencia de dichas autorizaciones conforme a sus políticas de confidencialidad.
EL RESPONSABLE se compromete a no divulgar ni compartir datos personales sin consentimiento del titular, salvo en los siguientes casos:
a) Requerimientos de autoridades administrativas o judiciales en el ejercicio de sus funciones.
b) Solicitudes de autoridades administrativas para tratamiento con fines estadísticos, históricos o científicos, siempre que los datos estén anonimizados o disociados.
c) Requerimientos basados en disposiciones legales.
El consentimiento firmado por clientes, proveedores, empleados y demás personas a quienes se solicite información permitirá que EL RESPONSABLE comparta datos personales con terceros encargados del tratamiento, únicamente para los fines específicos detallados en los formularios de consentimiento. Dichos encargados, internos o externos, se ajustarán a la LOPDP.
El titular podrá revocar su consentimiento en cualquier momento a través de los canales de atención de EL RESPONSABLE, incluyendo correo electrónico. La revocatoria parcial o total implicará que los datos no se entregarán ni actualizarán a otras instituciones, aunque EL RESPONSABLE y los encargados podrán conservar información para cumplir con obligaciones legales de respaldo por el tiempo que la normativa lo exija.
La negativa o revocatoria del consentimiento podría impedir el acceso a los servicios ofrecidos por EL RESPONSABLE, dado que se requiere contar con los datos personales del titular.
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para la gestión de las finalidades especificadas de conformidad con la norma ecuatoriana, siendo en la actualidad:
| Materia | Años Obligados Fuente |
|---|---|
| CIVIL – COBRO DE DEUDAS ACCION ORDINARIA | 11 Años |
| COMERCIO – LIBROS DE CONTABILIDAD Y SUS SOPORTES | 7 Años |
| TRIBUTARIA – FACTURAS, NOTA DE VENTAS, DECLARACIONES, ETC. | 8 Años |
| REFERENCIAS ACADÉMICAS Y CERTIFICACIONES DE ESTUDIO | 11 Años |
| PROYECTOS O PROGRAMAS LLEVADOS A CABO POR EL RESPONSABLE | Periodo de tiempo establecido en el respectivo consentimiento informado firmado por el titular de los datos personales |
| NOTA: Se ha incorporado un año más al período de conservación determinado por la norma pues, es el espacio en el cual se puede demorar la autoridad en efectuar citaciones o notificaciones de orden legal. |
EL RESPONSABLE realizará Evaluaciones de Impacto en Protección de Datos Personales (EIPD) cuando el tipo de tratamiento implique un alto riesgo para los derechos de los titulares, especialmente en casos de tratamiento de datos sensibles, monitoreo masivo, biometría u otros de riesgo elevado.
Toda transferencia internacional de datos personales se realizará únicamente cuando el país de destino cuente con un nivel adecuado de protección o previa autorización de la Autoridad de Protección de Datos Personales, conforme a la LOPDP.
Los terceros receptores deberán asumir contractualmente las mismas obligaciones de confidencialidad, seguridad y uso legítimo de los datos.
EL RESPONSABLE designará un Delegado de Protección de Datos (DPD), responsable de supervisar el cumplimiento de la LOPDP, asesorar a las áreas internas, coordinar la atención de solicitudes de titulares y actuar como punto de contacto ante la Autoridad de Protección de Datos Personales.
El DPD actúa con independencia, asesora y supervisa el cumplimiento interno del régimen de protección de datos, y es punto de contacto ante la Autoridad y los titulares.
Los datos de contacto del DPD serán publicados en los canales institucionales oficiales.
EL RESPONSABLE implementará programas periódicos de capacitación en protección de datos personales para todo su personal. El cumplimiento de estas capacitaciones formará parte del programa de cumplimiento y auditorías internas de protección de datos.
El incumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente Política de Protección de Datos Personales, así como de las obligaciones legales derivadas de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), podrá dar lugar a la aplicación de medidas disciplinarias y sanciones internas para los empleados, contratistas o colaboradores del RESPONSABLE, de conformidad con la normativa laboral vigente, los reglamentos internos del RESPONSABLE y la gravedad de la infracción. Asimismo, EL RESPONSABLE se reserva el derecho de ejercer acciones legales o contractuales contra terceros que, en el marco de una relación comercial, vulneren los principios, deberes o medidas de seguridad relacionados con el tratamiento de datos personales. Estas acciones podrán incluir la terminación de contratos, la imposición de penalidades contractuales, y la obligación de reparar los daños ocasionados.
La presente política de protección de datos personales es de carácter informativo; por lo que, en forma adicional el titular de datos personales deberá aceptar el tratamiento de los mismos mediante el consentimiento a través de una casilla desmarcada, lo cual en caso de aceptar el titular de los datos o usuario, constituirá un acto afirmativo que refleja la plena y libre voluntad del titular de los datos, por lo que EL RESPONSABLE podrá almacenar el consentimiento en un archivo auditable para fines de justificar el pleno consentimiento ante autoridad competente y, en general, ante cualquier tercero.
Esta Política de Protección de Datos Personales se rige por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 66 de la Constitución de la República del Ecuador, y demás normas correspondientes.
La presente Política General de Protección de Datos Personales ha sido aprobada por la Gerencia General de EL RESPONSABLE y entrará en vigor a partir del 15 de mayo de 2023. Desde dicha fecha, su cumplimiento es obligatorio para todos los empleados, colaboradores, contratistas, proveedores y terceros que intervengan en actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales bajo responsabilidad o encargo. EL RESPONSABLE se reserva el derecho de revisar, actualizar o modificar esta política en cualquier momento, cuando existan cambios normativos, tecnológicos, operativos o de gestión que así lo requieran. Toda modificación será debidamente comunicada a las partes interesadas a través de los canales institucionales correspondientes.
QUITO – EC Av. 12 de octubre N24-437 y Luis Cordero Ed. Puerto de Palos – PB +593 2 395 7350